どうも、仕事を追う男しんのすけでございやす
世の中の仕事は２つに分けることができます。
すなわち、「追う仕事」と「追われる仕事」です。
仕事って追うのはいいですけど、追われるのはしんどいですよね。
そこで本日は仕事に追われない「魔法の呪文」を皆さんにご紹介します。
チェックリスト
そもそも、なぜ、あなたは毎日毎日、遅くまで残業しているのでしょうか？
その理由がはっきりわかっていて、仕事を追っている方の場合、何も問題ありません。
しかしワケもわからずただ忙しく、毎日仕事に追われて心を擦り減らしているのなら、何かを変えなければいけません。
自分が仕事に追われている気がする方は以下のチェックリストの内、何個当てはまるか数えてみてください。
- 性格上、後でラクするために今頑張ろう、と思う方だ
- 「今日、完了させるタスク」リストを明確に用意していない
- 新規発生したタスクをすぐに着手している
- 会議・打ち合わせの終了予定時刻が延びることが多い
- 上司に提出するレポートは完璧なものでないと気が済まない
いくつ当てはまりましたか？
1つでも当てはまる項目があれば、それは改善すべき問題をはらんでいます。
マニャーナの法則
では魔法の呪文を授けましょう。
その名も「マニャーナの法則」と言います。
ドラクエの呪文にありそうな響きですが、マニャーナ(mañana)とはスペイン語で、「明日」という意味だそうです。
マニャーナの法則について詳細は、こちらの記事が詳しいので、ご参照ください。
www.lifehacker.jp
カンタン過ぎる解説
上記の記事を一言に要約します。
「マニャーナの法則」とは 「今日発生した新規タスクは、明日以降やる」。それだけです。
"マニャーナ"という語呂が、「また明日な〜」と語感の響きが似ているから、私はそう覚えています。
用法
- 「これちょっと調べてー」→「わかりました！出来ましたらご報告致します！」（心の声：また明日やるな〜）
って感じです。
本当に緊急？
緊急度が高いタスクは、割り込みタスクとして対応せざるを得ないのですが、そうでもない緊急度の低いタスクは明日以降やればよいのです。
もし、あなたの仕事が緊急性の高いものばかりだとしたら、人員がまったく足りていないか、緊急度を量る尺度が間違っているかのいずれかです。これは別の問題なので、上司に相談して別アプローチで解決する他ありません。
今日やるべきを今日やり、明日やるべきを明日やる
大事なことは「緊急性は低いけれど重要度の高い仕事を、今日中にきちんとこなすこと」です。
さらにもう少し補足します。
- 今日しかできないことに、毎日力を発揮する
- 無益な残業は、会社の利益を減らすと心がける
- 長時間労働で心をすり減らすよりも、健康的に働く方が結局は効率がいい
これらをまとめて、マニャーナの法則では「明日できることを、今日やるな」という一言で表現しています。
上記の「緊急性は低いけれど重要度の高い仕事」をマトリクス図で解説した記事はこちらになります。合わせてご参照ください。
活用方法
実例として、私の判断基準をご紹介致します。
まず、朝イチで、一日の作業リストを洗い出します。
だいたいですがそれぞれの作業時間を見積もっておきます。
エンジニアの方で、作業時間の見積もり方がわからないという方はこちらをご参考にしてください。
そして、作業をすすめている途中で、お客さんや関係者から連絡があったとします。
その返信や応答自体は、即レスするようにしています。
明日やるな〜と心で思ったとしても、「後ほど確認します」という連絡はすぐに返します。
自分の時間が大切であると同時に、相手の時間も大切なので、即レスは相手の時間を尊重しての行動です。
返信にかける時間は1分以内を心がけます。
以下、見積もった作業時間と、そのときの対応です。
- 5分以内：即対応する
- 5分〜30分：時間に余裕のある日で、気が向けばその日のうちに実行
- 30分以上：明日以降のスケジュールに入れる（マニャーナ！）
このルールの適用外として、サーバートラブルなど、緊急性も重要性も高い仕事だった場合は、即対応します。
まとめ
- 仕事が終わらないのは、割り込みタスクが多すぎるから
- 新規タスクは、また明日な〜と、翌日に回す
工夫次第で、仕事時間を圧縮することや、タスク先送りすることは可能です。
「わたし、定時で帰ります。」を実現するために、ご参考していただければ幸いです。
